Автоматизация выгрузки данных из Lotus Notes


Краткое описание

Если вы работаете в Lotus Notes, анализируете большое количество данных (приказы, RFC, договора), контролируете процесс визирования, исполнения, согласования документов, то Lotus Notes предоставляет удобный и практичный интерфейс подключения посредством SQL-запросов. Макрос ниже наглядно демонстрирует данную возможность.


Подробное описание

Многие из нас в виду существующей системы документооборота в организации работают в Lotus Notes. Это работа с почтой, работа с приказами, распоряжениями, RFC и прочими аналогичными документами.

Но если по роду своей деятельности вам приходится анализировать, например, большое количество RFC на предмет изменения их статуса (закрыт, отклонен, на исполнении), контролировать процесс визирования, исполнения и тд., то вариантов два:

  1. каждый раз заходить в Lotus в базу RFC, открывать каждое RFC и смотреть его данные,
  2. отслеживать уведомления в электронной почте.

Оба варианта рабочие и подходят в большинстве случаев. Особенно предпочтительны указанные выше варианты, когда дело касается детальных данных, вложений, комментариев и других моментов в контексте каждого отдельно взятого RFC.

Если же детальный анализ не нужен и необходим лишь сводный отчет по текущим статусам каждого RFC (которых, в свою очередь, может быть очень много), то данные варианты будут не практичны в виду избыточности действий (открыть Lotus, открыть базу RFC, найти нужное RFC, открыть RFC, найти нужные сведения и тд).

На этот случай есть третий вариант - подключиться к базе данных Lotus Notes и получать необходимые сведения путем обычного SQL-запроса.

В вложении ниже прилагаю пример шаблона в Excel, который позволяет это делать. Перед применением шаблона необходимо установить Lotus Notes SQL Driver и настроить подключение. Для неискушенных пользователей скажу, это в разы проще чем настроить клиент Oracle (если конечно, вам доводилось его настраивать).

В любом случае, установка/настройка делается один раз и потом сводные данные можно выгружать одним кликом в тот же Excel. Можете посмотреть в шаблоне, как это примерно выглядит. Плюс данного подхода также в том, что в макросе VBA вы можете настроить какие угодно проверки и выводить информацию в том виде, какой вам предпочтительнее.

По всем возникшим вопросам (где скачать драйвер, как его установить, как настроить подключение, как настроить sql-запрос и др) пишите, будем рады помочь.

Вернуться к списку примеров

Комментарии (6)

  1. Александр 15 марта 2017, 15:42 # 0
    Здравствуйте, подскажите пожалуйста где скачать драйвер?
    1. Maxim 15 марта 2017, 21:27(Комментарий был изменён) # 0
    2. Александр 17 марта 2017, 10:10 # 0
      Спасибо, подскажите в запросе from 11_1__Все_По_региону a, 11_5__Все_По_подразделению b, ReportView c… это названия видов или документов? обязательно указывать названия столбцов ячеек после as...?
      1. Maxim 17 марта 2017, 19:47(Комментарий был изменён) # 0
        11_1__Все_По_региону a, 11_5__Все_По_подразделению b, ReportView c… — это названия таблиц в базе Lotus. Как пример. Какова структура таблиц в вашей базе, какие у них наименования, специфика наполнения и тп. — известно только вам или администраторам вашей базы.

        «as ТИП_ЗАПРОСА» указывать необязательно. Это алиас, который вы задаете для удобства работы с полями таблицы. В данном случае, этот вопрос больше к синтаксису SQL, нежели к Lotus.
      2. Александр 12 мая 2017, 07:56 # 0
        здравствуйте,
        вопрос по sql, если создавать сводный отчет, и в отчете есть строка «Итого», как добавить в результат запроса строку «Итого» с суммой по столбцу?
        1. Maxim 17 мая 2017, 21:41(Комментарий был изменён) # 0
          Добрый день.
          На сколько мне известно, в sql строку ИТОГО к сводной не добавить. Впрочем, строку с итогом можно легко добавить в самом экселе. Принцип такой: 1) через sql из базы на лист в эксель выгружается некая сводная с данными, 2) макросом в эксель определяется последняя строка на листе и формируется строка с итогом.
          По аналогии можно сделать итог и для столбцов.